Gestão: a chave das organizações sociais

Apesar da experiência e dos recursos existentes, as instituições sociais lutam para conseguir responder às crescentes solicitações de assistência à população. Porque por mais boa vontade e capacidade que tenham no atendimento, carecem de competências que lhes permitam optimizar a gestão dos seus recursos
POR KAREN FERREZ FRISCH*

Há quatro anos, quando voltei a viver em Portugal, fiquei surpreendida com o nível de desenvolvimento do sector social no país. Enquanto responsável por uma organização internacional de apoio a diferentes instituições na Rússia, tive contacto com realidades delicadas e de carência em entidades locais que, muitas vezes, não tinham infra-estruturas básicas e pessoas qualificadas para apoiar quem precisa.

Foi com prazer que ao reiniciar o meu trabalho no sector social em terras lusas, descobri que a maioria das instituições locais têm infra-estruturas adequadas e competências excepcionais no apoio a quem precisa. Então, podemos concluir que tudo está bem neste sector? Infelizmente não. Apesar da experiência e dos recursos existentes, as instituições sociais lutam para conseguir responder às crescentes solicitações de assistência à população. E porquê? Porque por mais boa vontade e capacidade que elas tenham no atendimento, carecem de competências que lhes permitam optimizar a gestão dos seus recursos.

Foi para colmatar esta necessidade que em Fevereiro de 2011, juntamente com outros voluntários, criámos o Programa Gestão e Qualidade, ou GQ.

O GQ tem por objectivo promover a melhoria da eficiência e eficácia na gestão das instituições sociais, permitindo-lhes ajudar mais pessoas com os mesmos recursos. Desde o seu lançamento, este programa já apoiou 113 instituições, beneficiando indirectamente mais de 41 mil pessoas.

Este programa ajuda as instituições a adoptarem processos e métodos que facilitam a sua gestão e organização, optimizando os recursos. É composto por dois níveis: GQ Base e GQ Avançado, e ambos assentam em:

• Sessões teóricas sobre os principais critérios de gestão que podem ser realizadas em sala de aula, nos distritos de Lisboa ou Porto, e/ou via o primeiro programa de e-learning no sector social em Portugal, no caso de instituições que estejam localizadas fora do eixo Lisboa-Porto;
• Apoio prático por um voluntário qualificado dedicado a cada IPSS, para implementação dos processos e métodos. Esta é a chave principal do sucesso do GQ, pois garante que conceitos teóricos sejam realmente colocados em prática, adaptados à realidade de cada organização.

O GQ Base inicia o processo de desenvolvimento das instituições desde as suas bases, ou seja, com o apoio do voluntário qualificado são identificadas e implementadas boas práticas de gestão (Estratégia, Planeamento, Gestão de Pessoas e de Recursos – financeiros, aprovisionamento, instalações e equipamentos) e optimizados os processos da actividade das organizações. O GQ Avançado dá continuidade a este percurso, aprofundando diferentes questões que são relevantes para as IPSS como, por exemplo, Avaliação Financeira, Sustentabilidade e Gestão por Objectivos.

O GQ promove a melhoria da eficiência e eficácia na gestão das instituições sociais, para ajudar ‘mais com menos’

Desde o seu lançamento, o GQ tem beneficiado do apoio dos parceiros que o suportam: a ENTRAJUDA, pelo conhecimento e selecção das instituições participantes, e a Fundação Manuel Violante, pelo seu know-how em gestão para desenvolvimento dos conteúdos e serviços para as organizações participantes e para os voluntários que as apoiam. Adicionalmente, o GQ conta com o apoio de empresas que prestam serviço probono e voluntários qualificados que ajudam no desenvolvimento de materiais e, principalmente, trabalham com as IPSS para que em conjunto estas organizações percebam os resultados positivos da boa gestão no seu dia-a-dia.

Os resultados são medidos através de análises qualitativas e quantitativas no início e fim do programa, permitindo tanto à instituição como ao voluntário verificarem a eficácia do caminho percorrido. Em média, as instituições participantes atingiram melhorias globais de 33% (incluindo 63% nos critérios de Liderança e Estratégia e 35% nos de Recursos Humanos).

O que significa isto em termos práticos? Que uma instituição que tinha mais de 40 trabalhadores e não tinha organigrama, definição de funções e muito menos processos definidos, quando adoptou boas práticas de gestão conseguiu organizar-se e poupar tempo em questões burocráticas, de forma a poder dedicar mais atenção aos seus beneficiados. Outro exemplo comum é a falta de definição estratégica e respectivos objectivos, pelo que definir prioridades dentro das instituições é uma missão inglória para qualquer membro destas organizações.

O trabalho realizado no Programa Gestão e Qualidade permite às IPSS focarem-se nas áreas de maior relevância para atingir a sua missão e satisfazer o seu público alvo, alocando os recursos de acordo com as prioridades definidas.