“Esta reunião podia ter sido um e-mail”. Se este pensamento lhe soa familiar, junte-se ao clube. E se as suas reuniões parecem episódios repetidos de uma série sem enredo, talvez esteja na altura de mudar o guião. Com alguns ajustes simples — na forma como são preparadas, conduzidas e no número de protagonistas — é possível transformá-las de monstros devoradores de tempo a aliadas da produtividade
POR MARIANA RIBEIRO
Já lhe aconteceu olhar para a agenda numa segunda-feira de manhã e perceber que está completamente preenchida com reuniões? Não está sozinho. Segundo um relatório que analisou estatísticas de mais de 30.000 empresas em diferentes regiões e sectores, o trabalhador médio passa 11,3 horas por semana em reuniões. Isso equivale a quase 30% do tempo laboral semanal — tempo que poderia ser dedicado a tarefas concretas, como finalizar um relatório ou desenvolver uma nova estratégia.
Como resultado, muitas pessoas começaram a questionar se tantas reuniões são realmente necessárias ou se estamos apenas presos num ciclo vicioso de convites sem critério.
Neste artigo, exploramos por que é essencial repensar a forma como realizamos reuniões e partilhamos cinco dicas fundamentais para que possa tirar o melhor partido do tempo da sua equipa.
As reuniões são mesmo necessárias?
Cada vez mais profissionais reconhecem que nem todas as reuniões produzem resultados claros. Em muitos casos, apenas geram mais confusão e trabalho adicional. Não admira, portanto, que se questione cada vez mais o valor real dessas reuniões.
Os ambientes de trabalho modernos estão em constante transformação. Os modelos híbridos fazem com que algumas pessoas estejam no escritório enquanto outras participam remotamente. Além disso, dispomos hoje de uma vasta gama de ferramentas digitais — e-mails, aplicações de mensagens e plataformas de gestão de projectos — que facilitam a colaboração sem necessidade de interacções presenciais constantes.
Fazer uma reunião para cada questão deixou de fazer sentido. O desafio passa por perceber quando é mesmo necessário reunir e quando será mais eficiente usar outro meio de comunicação.
5 dicas para tornar as reuniões mais eficazes
- Convide apenas quem for essencial
De acordo com um estudo da Lucid, que envolveu cerca de 2.200 trabalhadores em diferentes países, quase metade (45%) afirma que nem sempre as pessoas certas estão a par da informação relevante. Quando uma reunião não inclui quem realmente precisa de estar presente, há atrasos, falhas na comunicação e quebras no progresso.
Por outro lado, uma queixa comum é o excesso de participantes. Reuniões demasiado numerosas tornam-se improdutivas — muitos acabam por se distrair ou fazer outras tarefas porque o tema não lhes diz directamente respeito.
Antes de enviar convites, reflicta:
- Quem tem informações cruciais sobre o tema?
- Quem precisa de aprovar ou dar feedback?
- Quem será responsável pelas acções a seguir?
Se alguém apenas precisa de ser informado, talvez seja melhor enviar-lhe um resumo posterior. Reuniões mais pequenas e bem focadas são sempre mais produtivas.
- Prepare a reunião com antecedência: defina a ordem de trabalhos, os objectivos e a documentação
Participar numa reunião sem uma agenda definida é como partir numa viagem sem mapa. Uma ordem de trabalhos simples e objectiva permite a todos perceber o que está em causa e o que se pretende alcançar.
Ao enviar o convite, inclua:
- Objectivo: O que espera que seja resolvido até ao final da reunião?
- Tópicos principais: Enumere os pontos em discussão, por ordem.
- Documentos relevantes: Anexe os ficheiros ou links que devem ser consultados previamente.
- Use métodos de participação mais dinâmicos
Muitas reuniões tornam-se monótonas porque seguem sempre o mesmo modelo: uma pessoa fala, os outros escutam (ou fingem que escutam). Se quiser promover mais envolvimento e criatividade, utilize ferramentas visuais e interactivas.
Segundo a mesma pesquisa da Lucid, 69% dos trabalhadores consideram que elementos visuais são essenciais para a colaboração. Quadros brancos virtuais, por exemplo, permitem esquematizar ideias, criar notas digitais ou representar processos em equipa, independentemente da localização dos participantes.
Estas abordagens visuais tendem a gerar discussões mais construtivas e a revelar ligações que, de outro modo, poderiam passar despercebidas.
- Limite a duração: 30 minutos é o ideal
A regra “menos é mais” também se aplica às reuniões. Embora alguns temas exijam mais tempo, apontar para uma duração máxima de 30 minutos ajuda a manter o foco e a objectividade.
Sabendo que o tempo é limitado, os participantes evitam divagações e vão directamente ao que importa. Se algum tema justificar aprofundamento, poderá agendar uma reunião de seguimento com um grupo mais reduzido.
- Faça um bom seguimento após a reunião
Uma das principais razões pelas quais as reuniões parecem inúteis é a falta de clareza sobre o que deve acontecer a seguir. Daí a importância de um bom resumo pós-reunião.
Envie uma recapitulação simples, por e-mail ou mensagem, com:
- As principais decisões tomadas
- Tarefas atribuídas e respectivos responsáveis
- Prazos definidos
- Links ou documentos relevantes
Este seguimento garante alinhamento e evita esquecimentos.
Em suma, as reuniões podem ser uma excelente ferramenta de colaboração — mas apenas se forem planeadas com critério. Convidar as pessoas certas, estabelecer objectivos claros, usar métodos interactivos, respeitar o tempo e garantir um bom seguimento são práticas fundamentais para reuniões produtivas.
Num contexto profissional cada vez mais acelerado, onde todos sentem a pressão do tempo, cada reunião deve contar. Quando bem conduzidas, ajudam a alinhar equipas, resolver problemas e avançar projectos — sem desperdiçar energia ou comprometer a produtividade real.
Imagem: ©Martina Carinci/Unsplash. com
Com mais de uma década de experiência em marketing digital e produção de conteúdos, é apaixonada por traduzir ideias complexas em textos claros, envolventes e com impacto. Fora do universo das palavras, gosta de se perder entre livrarias e cafeterias com charme, dedica-se ao voluntariado no resgate de animais de rua e encontra inspiração na vibração da música ao vivo. Escrever não é apenas o seu ofício — é o que a move.
