Quando os membros de uma equipa estão distribuídos por diferentes cidades, países ou mesmo continentes, a promoção do sentido de unidade e coesão enfrenta alguns desafios. É aqui que a magia de uma reunião presencial entra em ação
POR MÓNICA BRITO
É certo que a tecnologia atual nos permite criar experiências que seriam inimagináveis há vinte anos. Ainda assim, é fácil admitir que uma videochamada pelo Zoom não é propriamente a forma mais encorajadora de construir relações reais. Um momento memorável pode sempre estar à distância de um simples ‘emoji’, mas será bem distinto do companheirismo gerado ao partilharmos um aperitivo tradicional relacionado com o nosso país, ao explicarmos a história especial por detrás dessa escolha ou ao oferecermos esse aperitivo a um colega com as nossas próprias mãos. As mesmas mãos que uma parte da equipa ainda não estava convencida de que existiam, dado que nenhuma interação virtual ou entidade digital tinha até ao momento fornecido qualquer prova.
Esta partilha – relacionada com as origens de cada participante – foi, na realidade, um dos pontos altos do segundo retiro da Stone Soup. Durante a última semana de maio, cerca de 30 membros da nossa comunidade reuniram-se em Aranjuez, um agradável local no interior de Espanha, perto de Madrid. Tal como no primeiro encontro em 2022, que ocorreu em Portugal, este centrou-se também nos valores fundamentais da Stone Soup e proporcionou uma nova oportunidade de reflexão.
Foram organizadas sessões de brainstorming e exercícios de promoção de espírito de equipa, em torno de tópicos como a diversidade ou como a nossa comunidade é compreendida pelos seus próprios membros. Ainda assim, não se pretendia que fosse um encontro internacional meramente focado em trabalho. Este encontro presencial foi intencionalmente concebido como um espaço informal, e muito necessário, para fortalecer laços pessoais e de colaboração.
Pela primeira vez, e para favorecer a participação do maior número de pessoas, o retiro foi aberto à participação de crianças. Contámos com o apoio de uma babysitter no local e com a adorável presença da pequena Alba, de 3 anos. A atmosfera descontraída acabou por se expandir para todo o grupo, com o desafio de participar em atividades pouco habituais para alguns – seja fazer uma caminhada na natureza, participar num jogo de cartas no jardim, apreciar um chá preto queniano com uma mistura egípcia, ou ceder à espontaneidade de uma noite musical.
Sejamos realistas: não existe um formato que sirva na perfeição todos os tipos de personalidades e expectativas. Um extrovertido inveterado naturalmente agradece o vigor de uma lufada de ar fresco social. Um introvertido crónico naturalmente precisa de transitar com conforto pela agenda do evento sem ser necessário ligar para o 112.
Por mais preparativos que sejam tidos em consideração, o verdadeiro poder de um retiro reside na oportunidade de cada um dos seus participantes poder dar largas à sua essência, sob pena de se desvanecer o propósito e a autenticidade de um encontro com estas características.
Foi, por isso, importante para a Stone Soup estruturar o retiro com uma generosa dose de flexibilidade e tempo livre, pontos-chave dos quais a equipa organizadora não quis abdicar e que estão refletidos na partilha de um dos participantes: “Pensei que algumas das atividades pudessem ser um pouco desconfortáveis, mas não foi o caso. Estabeleci mais contactos com as pessoas do que esperava e senti-me mais motivada.”
O feedback que foi recolhido junto dos nossos consultores reafirma que esta é uma importante iniciativa de construção de comunidade para a Stone Soup, com amplitude para uma melhoria contínua e abertura para novos tipos de atividades. Aqueles que, este ano, puderam aceitar o convite (a participação era opcional) tiveram a oportunidade de sair das suas plataformas online para viver experiências que um email definitivamente não consegue captar.
O impacto destas iniciativas não só é observado na prática por todos os que nelas participam, como também é sustentado pela ciência. De acordo com o MIT Sloan Management Review, as interações presenciais são muito importantes para criar confiança e sentido de cooperação entre os membros de uma equipa. Há dois anos, em The returns to face-to-face interactions: knowledge spillovers in Silicon Valley, investigadores do MIT forneceram uma nova e valiosa reflexão, com base numa pesquisa que permitiu quantificar a importância do ambiente “cara a cara”, através da medição deste tipo de interações entre vários trabalhadores.
Quando equipas remotas se encontram pessoalmente, os seus membros sentem-se estimulados e vêem-se entre si como algo mais profundo do que um endereço de correio eletrónico ou um nome de utilizador. Nestes encontros, um comentário inesperado ou uma discussão improvisada podem facilmente conduzir a revelações ou vivências que possivelmente jamais aconteceriam noutro tipo de ambiente. Momentos como estes trazem uma componente de humanização e têm a capacidade de proporcionar um maior sentimento de pertença.
Em quase dezasseis anos de atividade, a Stone Soup cresceu e abrange hoje mais de vinte nacionalidades, estando representada em regiões geográficas de todos os cantos do mundo, incluindo Estados Unidos, Austrália, África e América Latina. É seguro dizer que um retiro presencial é uma ocasião única para abraçarmos esta diversidade e ultrapassar o fator distância, mas pode ir ainda muito mais além; tem o potencial de constituir um suporte para a saúde mental, de promover a inovação e de reforçar a cultura organizacional da empresa.
Embora ainda não tenha sido possível reunir toda a comunidade Stone Soup (que ultrapassa os 70 membros) num mesmo espaço físico, talvez venha a ser uma meta possível no futuro – quem sabe? Por agora, o sucesso desta iniciativa não depende estritamente do tamanho ideal do grupo ou do número perfeito de horas passadas. Trata-se, isso sim, muito mais daquilo que perdura no tempo – e por toda a comunidade – após estes dias em conjunto.
Image:© Timon Studler/Unsplash.com
Mónica Brito
Operations Assistant
Stone Soup Consulting
