Independentemente da sua dimensão, as empresas estão a ser forçadas a produzir mais com menos recursos e a serem mais criativas. No entanto, apesar destas pressões, um estudo da Slack feito em parceria com a Qualtrics concluiu que as empresas estão a ignorar as oportunidades de adoptar novas formas de trabalho e não estão a tirar partido da automação e da IA para transformar verdadeiramente o seu trabalho. Em vez disso, estão presas a velhas formas de pensar sobre a produtividade e não percebem a necessidade urgente de adoptar novas tecnologias para a escalar e tornarem-se mais ágeis
POR HELENA OLIVEIRA
Nos últimos anos e como é sabido, as empresas têm sofrido várias ondas de perturbação. Primeiro, a pandemia desencadeou um êxodo global do escritório e agora a IA e a automação prometem um futuro vibrante, mas incerto.
É compreensível que haja um desalinhamento sobre a melhor forma de medir a produtividade no meio de todas estas mudanças céleres. E apesar do entusiasmo em torno da automação e da IA, muitas empresas ainda não as incorporaram em todo o seu potencial. Em vez de procurar uma solução única para todos, cada empresa terá de se comprometer a estudar-se a si própria e a encontrar soluções criativas com base nas suas próprias necessidades.
O caminho a seguir exige uma “limpeza mental” e ideias novas. Embora as perturbações relacionadas com a pandemia tenham sido significativas, existe agora uma oportunidade ainda maior de redesenhar o trabalho – não devido a restrições súbitas, mas sim com base em conhecimentos reais sobre quando, onde e como trabalhamos melhor. Mas a tarefa não é fácil.
Por exemplo, se perguntar aos líderes empresariais o que os mantém acordados à noite, a maioria (71%) dir-lhe-á que existe uma enorme pressão por parte das organizações em que trabalham para obter maior produtividade das suas equipas. Esta é uma das conclusões do relatório “The State of Work 2023”, que inquiriu mais de 18 mil trabalhadores de “secretária” e executivos num conjunto de países [Reino Unido, Estados Unidos, Austrália, França, Alemanha, Índia, Singapura, Japão e Coreia do Sul] abrangendo vários sectores de actividade. O objectivo foi o de mostrar os principais desafios e oportunidades que as organizações enfrentam na actualidade.
PRODUTIVIDADE, motivação e concentração
Para muitos executivos, a produtividade implica um”simples” desejo de maximizar a produção dos trabalhadores para aumentar os lucros. Mas para a maioria dos trabalhadores, as pressões em torno da produtividade trazem à mente imagens de noites longas e fins-de-semana cheios de trabalho, o que faz com que muitos se concentrem em mostrar o “esforço” que fazem, em vez dos resultados que daí advêm.
Com base nos dados deste relatório, a maioria dos executivos confia fortemente na visibilidade e nas métricas de actividade, com 27% a utilizá-las como a sua principal medida de produtividade global. No entanto, a maioria dos colaboradores individuais prefere ser avaliada com base no que produz ou alcança (a principal medida preferida é “alcançar objectivos/KPIs”, com 27%). Seguem-se a qualidade e o impacto do seu trabalho, o seu crescimento pessoal e o desenvolvimento de competências, e outras medidas de produção (ou seja, resultados), como as receitas das vendas, as unidades produzidas, as tarefas concluídas, as classificações de qualidade e a satisfação e retenção dos clientes.
O estudo conclui também que existem razões para acreditar que a monitorização do topo para a base não aumenta efectivamente a produtividade. Adicionalmente, não foi encontrada nenhuma correlação directa entre o facto de os funcionários se sentirem pressionados para serem vistos a fazer trabalho “performativo” e ganhos reais e mensuráveis no que está a ser produzido. Por outro lado, os funcionários que “se sentem pressionados a responder rapidamente às mensagens, mesmo que estas sejam enviadas após o horário normal de trabalho” não têm estatisticamente mais probabilidades de afirmar que se sentem produtivos no trabalho.
A tensão em torno da melhor forma de medir a produtividade representa uma oportunidade para os gestores e os empregados se alinharem melhor em torno da transparência e do envolvimento. Ajudar as suas equipas a manterem-se motivadas é um dos principais desafios para os gestores a nível mundial (43%). Isto deve-se ao facto de 1 em cada 3 trabalhadores ter dificuldade em manter-se motivado e 29% ter dificuldade em manter-se concentrado.
O relatório dividiu os inquiridos entre aqueles que se sentem mais produtivos hoje do que antes da pandemia e vice-versa, com o objectivo de descobrir os maiores impulsionadores e obstáculos à produtividade.
Assim, aqueles que se dizem “menos produtivos” actualmente:
- Têm demasiadas reuniões e mensagens de correio electrónico desnecessárias;
- Não se sentem apoiados pelos seus gestores e estão desligados dos seus colegas;
- Não têm acesso a ferramentas e tecnologias eficazes;
- Têm de lidar com silos de informação e alternar entre aplicações que não têm ligação entre si.
Os que se dizem “mais produtivos” hoje em dia:
- Adoptam o trabalho flexível;
- Têm a possibilidade de escolher as reuniões em que participam, o que leva a sessões mais focadas;
- Poupam tempo com a automatização;
- Utilizam ferramentas que permitem a transparência e o acesso a conhecimentos do historial da empresa;
- Utilizam plataformas que integram todas as suas ferramentas e tecnologias num único local.
Adicionalmente, 90% dos que se sentem mais produtivos nos dias de hoje sentem-se igualmente mais confiantes na sua capacidade para atingir objectivos, com 70% a afirmar que menos emails e reuniões é o caminho certo para aumentar a sua produtividade.
Como se pode ler no estudo, existe igualmente uma componente cultural para estes resultados. Por exemplo, 57% dos que dizem sentir que são “um membro valorizado da sua equipa de trabalho” também afirmam que são agora mais produtivos do que eram antes da Covid, com 24 pontos percentuais a mais do que os que não se sentem valorizados. Assim, se os líderes pretendem aumentar significativamente a produtividade, têm de encontrar formas de eliminar os obstáculos que se colocam aos seus empregados menos produtivos e de se concentrar no que está a funcionar para os que têm o melhor desempenho. E, para além das métricas empíricas, há um argumento “comercial”convincente a favor dos aspectos intangíveis.
O que não é novidade é o facto de o futuro do trabalho exigir uma abordagem mais colaborativa entre os líderes e as suas equipas. Na qualidade de professora de Liderança na Harvard Business School, Leslie Perlow estuda a forma como a comunicação aberta e a experimentação podem capacitar as equipas para encontrarem as melhores estratégias para as suas necessidades específicas. “Os líderes e os seus subordinados terão de dialogar e experimentar para descobrir qual a abordagem que melhor servirá as suas organizações – estabelecendo, em última análise, objectivos e metas claros, deixando a execução a cargo de acordos ao nível de equipa que permitam às unidades mais pequenas fazer o seu melhor trabalho”, afirma.
Tudo isto reforça o resultado final na medida em que os que se sentem mais produtivos actualmente do que antes da pandemia têm uma probabilidade significativamente maior do que os seus homólogos de ter um maior impacto no trabalho. Sentem-se mais confiantes na sua capacidade de atingir os seus objectivos (90% contra 75%) e têm maior probabilidade de exceder as expectativas dos gestores (36% contra 19%).
FLEXIBILIDADE, onde e como trabalhar
O êxodo de um dia para o outro dos escritórios causado pela pandemia provocou um choque gigantesco no mundo empresarial, e a verdade é que as empresas ainda estão inseguras quanto ao caminho a seguir agora que o pior já passou. Mas no que respeita à flexibilidade desejada pelos trabalhadores, esta é muito mais do que a localização, incluindo igualmente o “como” e o “quando” trabalhamos. Esta realidade significa pensar cuidadosamente na concepção do escritório e nos horários de trabalho, e ser intencional quanto aos ambientes que são melhores para tarefas específicas. Há um momento e um lugar para tudo, e as organizações com maior produtividade dedicam algum tempo a considerar “o que vai para onde”.
“Já lá vai o tempo em que a produtividade era medida pelo número de horas passadas no escritório ou do número de chamadas recebidas”, diz Donald Knight, director de pessoal da Greenhouse Software, uma empresa de recrutamento. “Em vez disso, as empresas pós-pandemia estão agora a medir o sucesso através da saúde geral da sua organização e dos seus empregados. A chave é desenvolver líderes que incorporem uma cultura que demonstre flexibilidade e confiança”, afirma.
Os dados mostram que, quando implementadas cuidadosamente, as abordagens flexíveis do trabalho permitem níveis mais elevados de produtividade e concentração. Há sempre lugar para a colaboração presencial (que os funcionários dizem querer utilizar para brainstorming, criação de comunidades e tomada de decisões em equipa), mas é preciso não esquecer que não existe uma solução única para todos e ter em mente que a confiança está no centro de um ambiente de trabalho saudável. “Se os gestores desconfiarem que alguém não está a fazer o seu trabalho, isso tem menos a ver com flexibilidade remota e mais com a necessidade de esclarecer o que essa pessoa deve fazer”, afirma Ellen Taffe, responsável pelo Programa de Liderança de Mulheres na Kellogg School of Management e que sugere que sejam feitas as seguintes perguntas: Estão empenhados? Têm competências suficientes ou estão a receber a formação de que necessitam? Sabem qual é o seu papel no quadro geral? Como sublinha, é preciso criar um ambiente de confiança, tendo expectativas claras e a segurança de dizer o que está e o que não está a funcionar”.
O que importa acima de tudo é que os horários e os locais de trabalho sejam adequados ao tipo de trabalho que está a ser realizado e que os acordos de cada equipa sejam bem definidos. Os dados são claros: os acordos flexíveis podem aumentar significativamente a produtividade, desde que sirvam as necessidades actuais da empresa.
Por outro lado, a flexibilidade pode ser diferente consoante os objectivos e as necessidades de uma equipa. Por exemplo, 77% dos inquiridos concordam que, quando trabalham a partir do escritório, querem que a sua equipa também esteja presente. Isto porque sentem que a presença de outras pessoas melhora a sua produtividade. No entanto, mais de metade dos entrevistados afirma que a sua equipa (e não apenas a sua empresa) está geograficamente distribuída por vários locais. Assim, coordenar os dias da equipa para trabalhar a partir de um escritório nem sempre é o mesmo que trabalhar no mesmo escritório. É uma situação complexa e os líderes devem avaliar cuidadosamente quais as tarefas que devem ser realizadas “a solo” ou remotamente (trabalho aprofundado, reuniões) e quais as que beneficiam da dinâmica de grupo (ideação, brainstorming, desenvolvimento de competências).
Como afirma Prashanth Chandrasekar ,CEO da Stack Overflow, “Embora alguns possam desejar regressar à forma como as coisas eram, o paradigma do trabalho híbrido veio para ficar e oferece a cada indústria ou organização a oportunidade de desbloquear eficiências enormes. Todavia, fazer este trabalho é complicado e confuso”.
O poder ilimitado e ainda não utilizado da IA E DA AUTOMAÇÃO
A tecnologia verdadeiramente transformadora não surge muitas vezes: a imprensa, a lâmpada, o telefone, a Internet, o smartphone e, agora, a inteligência artificial. Os desenvolvimentos a que estamos a assistir estão a levar-nos ao limite de uma nova fronteira, e as empresas que não encontrarem formas de aproveitar o poder da automação e da IA perderão uma enorme vantagem competitiva.
“As tecnologias de IA generativa irão melhorar a eficiência dos trabalhadores do conhecimento através da automatização de tarefas repetitivas, fornecendo informações e recomendações para a tomada de decisões e permitindo uma melhor colaboração”, afirma Jungkyu Choi, líder do grupo de IA multimodal da LG AI Research em Seul. “Em última análise, os trabalhadores podem concentrar-se em tarefas que requerem inteligência e criatividade humanas, conduzindo a uma maior produtividade e inovação.”
Dos trabalhadores inquiridos, aqueles que se dizem mais produtivos, que têm o maior impacto na sua organização e experimentam um melhor bem-estar geral no trabalho têm uma probabilidade significativamente maior de utilizar a IA (242%) e automações (78%) em comparação com os seus homólogos menos produtivos. Quase metade dos inquiridos afirmam que estão a utilizar a automação para fazer mais trabalho em menos tempo e com menos recursos – com uns notáveis 74% a libertarem pelo menos duas horas por semana que podem agora gastar em tarefas que geram um maior impacto no negócio.
Em todos os sectores, os que trabalham na área da tecnologia são os que têm maior probabilidade de implementar automatizações, especialmente para partilha e armazenamento de ficheiros. As equipas de engenharia, TI e design são as que mais utilizam a IA, ao passo que as vendas, os serviços e o marketing são as que têm mais oportunidades não satisfeitas de utilizar as ferramentas mais recentes.
Adicionalmente, entre os que estão mais habituados a lidar com a IA generativa , 58% utilizam-na para escrever e editar textos, 44% para a criação de imagens e vídeo, 49% para transcrições de voz para texto e guiões para apoio ao consumidor e 42% para escrever código.
Enquanto 77% dos inquiridos afirmam que a possibilidade de automatizar tarefas de rotina melhoraria muito a sua produtividade, apenas 45% afirmam que as suas equipas criaram automatizações para tornar os seus processos de trabalho mais fáceis ou mais eficientes. Trata-se de um desfasamento que pode custar caro às empresas que não se apressem a recuperar o atraso. Aqueles que estão a utilizar a automação têm uma probabilidade significativamente maior de ter aumentado a sua produtividade no trabalho (57% dos que são mais produtivos agora estão a utilizar automações, contra 32% dos seus homólogos). O mesmo acontece com a utilização da IA no trabalho (41% dos que são mais produtivos utilizam a IA no trabalho, contra apenas 12% dos seus homólogos).
No que respeita em particular à utilização da automação, 62% respondem que fazem mais em menos tempo, causam um maior impacto na empresa (62%) e criam um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Editora Executiva
